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22 marzo, 2011 / lenyus

ANALISIS Y DESCRIPCION DE PUESTOS

ANALISIS Y DESCRIPCION DE PUESTOS

 

El análisis de puestos es un proceso mental, ordenado, que estudia los deberes, responsabilidades y condiciones de un trabajo determinado.

La descripción de puestos es la consignación clara y sistemática de la información analizada.

Entendamos por puesto: La unidad de organización, especifica e impersonal diseñada para que su ocupante  desarrolle funciones predeterminadas.

 

Ojo: el análisis y la descripción  se referirán al “puesto” y no a la “persona ocupante del mismo.

 

UTILIDAD

 

Los elementos que deberá contener el formato de descripción de puestos así como la orientación que cada uno de ellos se de, dependerá del uso que pretenda dársele. Pero es importante definir los objetivos y la utilización de este antes de diseñar el formato.

Algunos usos que pueden darse a las descripciones de puestos son:

  • Trazo de perfiles de puestos para ser cubiertos a través de la comparación de estos con los prospectos, y así hacer promociones, cambios y contrataciones del personal de nuevo ingreso con mayor eficacia.
  • Determinación de los programas de capacitación y adiestramiento, tomando en cuenta las diferencias entre los requisitos para ocupar el puesto y las características individuales del ocupante.
  • Seguridad industrial, como auxiliar en la formación de programas relativos a esta disciplina, ya que las actividades desarrolladas por el ocupante determinan en parte los riesgos de accidente. Además si la descripción incluye requisitos físicos y condiciones de trabajo, de ahí se desprenderán  también algunas posibilidades de accidentarse, provocar lesiones a otros o los riesgos de enfermedades de tipo profesional.
  • Relaciones laborales, al permitir una mejor concepción de los planteamientos hechos por el personal o sus sindicatos, referidos a las actividades del puesto o a cualquier otro de los apartados  que incluye su descripción. Por otra parte, ya que la descripción facilita al ocupante la realización de su trabajo al tener un mejor conocimiento del puesto, la relación laboral tendera a ser mejor.
  • Organización, en el diseño de una estructura (se anticipa lo que sucederá en cada puesto una vez que se implante), como modificación de la estructura existente, en la detección de duplicidad de funciones, o de funciones inútiles o incongruentes, en la mejora de sistema de trabajo etc.
  • Evaluación de personal, como parámetro que permite comparar lo que debe hacerse con lo que en efecto el empleado hace; los requisitos que deben de llenarse para ocupar el puesto y aquellos con los que en realidad cuenta el avaluado.

Aunque prácticamente cada programa de análisis y descripción de puestos cuenta con una manera diferente  de elaborar sus propias descripciones, lo más frecuente seria un formato con un contenido similar a lo siguiente:

 

 

FASES Y CONTENIDO

 

Las fases y contenido de la técnica de análisis y descripción de puestos son:

  • ANALISIS:

-Recopilación de datos.

-Ordenamiento lógico y ordenado de la información

  • DESCRIPCION:

-Diseño del formato

-Redacción

-Control de calidad

Principios fundamentales: La estructura de la descripción de puestos será adecuada si hubo la suficiente  previsión y plantación de la guía o el cuestionario. Algunos principios para mejores descripciones específicas son:

 

a) Describir lógica y ordenadamente

La lógica y el orden permitirán que la descripción cumpla mejor sus objetivos. Un buen método para lograrlo es diseñar un “esqueleto  para cada puesto. Al desglosar el puesto en sus diferentes funciones y/o actividades  como paso previo a la redacción permite.

*Ordenar en forma lógica las funciones, sub-funciones y/o actividades de acuerdo con el proceso administrativo o con cualquier otro criterio relevante.

*Dejar bien definida cada una de las divisiones al responder a los cuestionamientos que, como cuando y donde y para que.

Observa el ejemplo de este esqueleto.

 

b) Utilizar verbos en infinitivo:

Cada área incluye el esqueleto previamente formulado y para cada puesto representa una acción descrita a través de un verbo infinitivo. Este debe ser el que con mayor claridad describa la acción, por ejemplo, barrer, archivar, programar, producir, comprar, distribuir etc. Lo que se pretende es que la primera palabra de cada función, subfuncion o actividad centre de inmediato a los usuarios de la principal acción que  describe. Es posible utilizar términos cuantitativos, ya que facilitan la comprensión del contenido del puesto y dan una mejor idea de la dimensión del mismo. Pueden utilizarse términos como 200 kilogramos, 70 millones de pesos, diariamente, dos horas etc.

En resumen, el análisis de puestos debe hacerse de manera que traiga información suficientemente clara como para inferir con base en ella los requisitos que debe reunir el ocupante para desempeñarlo de manera satisfactoria.

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